Datenschutz

Hier steht, welche Daten wir verarbeiten, wenn du die Startseite von Postfrieden besuchst, dich auf die Warteliste setzt oder ein Abo abschließt. Die Angaben zur App mit eigenem Konto in Abschnitt 8 ergänzen wir vor dem Start noch ausführlicher.

1. Verantwortlicher

Einen Datenschutzbeauftragten haben wir nicht benannt, weil wir dazu nicht verpflichtet sind. Bei Fragen schreib uns einfach an die Adresse oben.

2. Hosting

Postfrieden läuft auf einem Server von Hostinger (Hostinger International Ltd., Zypern) in einem Rechenzentrum in Frankfurt am Main. Beim Aufruf der Seite verarbeitet der Server technisch notwendig deine IP-Adresse, damit er dir die Seite schicken kann. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einer sicheren und erreichbaren Website (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Mit Hostinger besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung (Art. 28 DSGVO).

3. Cloudflare

Wir nutzen Dienste der Cloudflare, Inc., 101 Townsend St., San Francisco, CA 94107, USA: als Vermittler zwischen deinem Browser und unserem Server (Proxy und Schutz vor Angriffen), für die Namensauflösung (DNS) und für die Weiterleitung von E-Mails an [email protected]. Dabei verarbeitet Cloudflare deine IP-Adresse und technische Angaben zum Aufruf (zum Beispiel Zeitpunkt, aufgerufene Adresse, Browser-Kennung) und speichert sie kurzzeitig in Server-Protokollen, vor allem zur Abwehr von Angriffen.

Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einer sicheren, schnellen und erreichbaren Website (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Daten können dabei in die USA gelangen. Cloudflare ist nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert, für die USA gilt damit ein Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission (Art. 45 DSGVO). Zusätzlich haben wir mit Cloudflare einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung mit Standardvertragsklauseln geschlossen.

4. Server-Protokolle

Unsere Anwendung schreibt keine Zugriffsprotokolle mit IP-Adressen. Um Missbrauch zu bremsen (zum Beispiel sehr viele Eintragungen hintereinander), hält sie IP-Adressen höchstens 15 Minuten im Arbeitsspeicher und speichert sie nicht dauerhaft. Fehlerprotokolle enthalten weder IP-Adressen noch E-Mail-Adressen. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an der Sicherheit des Dienstes (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

5. Warteliste

Wenn du dich auf die Warteliste setzt, speichern wir deine E-Mail-Adresse sowie die Zeitpunkte von Eintragung, Bestätigung und unserer letzten Mail an dich. Wir nutzen die Adresse nur für einen Zweck: dir einmal Bescheid zu geben, wenn Postfrieden startet. Keine Werbung für andere Angebote, keine Weitergabe, kein Verkauf.

Rechtsgrundlage ist deine Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Damit niemand eine fremde Adresse einträgt, schicken wir dir zuerst eine Mail mit einem Bestätigungslink (Double-Opt-in). Der Link gilt 7 Tage. Bestätigst du nicht, löschen wir den Eintrag nach 7 Tagen automatisch.

Einen bestätigten Eintrag speichern wir, bis Postfrieden startet und wir dir die Start-Mail geschickt haben, danach löschen wir ihn. Du kannst deine Einwilligung jederzeit widerrufen: über den Link „Eintrag löschen“ in unserer Mail oder mit einer kurzen Nachricht an [email protected]. Dann löschen wir deinen Eintrag sofort. Der Widerruf gilt für die Zukunft, die Verarbeitung bis dahin bleibt rechtmäßig (Art. 7 Abs. 3 DSGVO). In unseren Sicherungskopien können gelöschte Einträge noch bis zu 12 Monate enthalten sein, danach werden sie automatisch entfernt.

Die Angabe deiner E-Mail-Adresse ist freiwillig. Ohne sie können wir dich nur nicht zum Start benachrichtigen.

6. Versand der Mails über Resend

Die Bestätigungsmail der Warteliste verschicken wir über den Dienst Resend (Plus Five Five, Inc., USA). Resend erhält dafür deine E-Mail-Adresse und den Inhalt der Mail und verschickt sie über Server in der EU (Irland). Ein Zugriff aus den USA ist nicht ausgeschlossen. Grundlage für eine solche Übermittlung sind Standardvertragsklauseln der EU-Kommission (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO) und, soweit Resend danach zertifiziert ist, das EU-US Data Privacy Framework (Art. 45 DSGVO). Mit Resend besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung (Art. 28 DSGVO). Rechtsgrundlage für den Versand ist deine Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Auch die Mails zu deinem Konto und Abo, etwa die Vertragsbestätigung und die Bestätigung einer Kündigung, verschicken wir über Resend. Rechtsgrundlage dafür ist der Vertrag mit dir (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

7. Kontakt per E-Mail oder Telefon

Schreibst du uns an [email protected], leitet Cloudflare die Nachricht an unser Postfach bei Google (Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland) weiter. Wir verarbeiten deine Angaben, um deine Anfrage zu beantworten, und löschen sie, wenn sie erledigt ist und keine Aufbewahrungspflicht besteht. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse, Anfragen zu beantworten (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO), bei Fragen zu einem Vertrag Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Bei Google können Daten in die USA gelangen, Google ist nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert. Rufst du uns an, verarbeiten wir deine Telefonnummer und den Inhalt des Gesprächs nur, um dein Anliegen zu bearbeiten.

8. Postfrieden-App (Kundenkonto)

Dieser Abschnitt ist der wichtigste dieser Erklärung, denn hier geht es um deine Briefe. Wenn du ein Konto anlegst und die App nutzt, verarbeiten wir folgende Daten.

8.1 Welche Daten wir speichern

• Konto: deine E-Mail-Adresse, dein Passwort (nur als sicherer Hash, wir können es nicht lesen), die Zeitpunkte von Anmeldung, Bestätigung und Einwilligung sowie deine Einstellungen, etwa die Uhrzeit für Erinnerungen.
• Briefe und Verträge: die Fotos und PDFs, die du hochlädst, und was Postfrieden daraus liest, also Absender, Betreff, Fristen, Beträge, Erklärungen und Laufzeiten. Dazu deine Fragen an deine Unterlagen und die Antworten darauf sowie dein Bearbeitungsstand, etwa ob eine Sache erledigt ist oder ruht.
• Anmeldung: für jede angemeldete Sitzung eine zufällige Kennung (nur als Hash) und deren Ablaufzeitpunkt. Für die Bestätigung deiner Adresse und für „Passwort vergessen“ jeweils einen einmaligen Token, ebenfalls nur als Hash.
• Erinnerungen: wenn du sie einschaltest, die Adresse, unter der dein Browser Nachrichten empfängt (der sogenannte Push-Endpunkt), die beiden zugehörigen Schlüssel deines Browsers und der Tag, an dem wir dir zuletzt eine Erinnerung geschickt haben.
• Zählwerte: pro Monat die Anzahl deiner Briefe und Fragen sowie den Umfang der KI-Anfragen. Wir brauchen das, um Missbrauch zu erkennen und die Kosten des Dienstes zu überblicken. Inhalte stehen darin nicht.

8.2 Wie deine Briefe gespeichert sind

Deine Briefe liegen nicht offen auf unserem Server. Jedes Konto hat eine eigene Datenbank, die mit einem eigenen Schlüssel nur für dieses Konto verschlüsselt ist (AES-256-GCM). Ohne diesen Schlüssel ist die Datei nicht lesbar, auch nicht für uns und auch nicht in einer Sicherungskopie. Der Server steht in Frankfurt am Main (siehe Abschnitt 2).

Wir sehen deine Briefe nicht im laufenden Betrieb. Technisch könnten wir auf die Schlüssel zugreifen, weil sie zur Anwendung gehören. Wir tun es nicht, außer du bittest uns ausdrücklich um Hilfe bei einem konkreten Problem, oder wir sind gesetzlich dazu verpflichtet.

8.3 Der KI-Dienst, der deine Briefe liest

Damit Postfrieden einen Brief lesen, einordnen und erklären kann und damit es deine Fragen beantworten kann, schicken wir den Inhalt an einen KI-Dienst. Anbieter ist für uns als europäischen Kunden die Anthropic Ireland, Limited, 6th Floor, South Bank House, Barrow Street, Dublin 4, D04 TR29, Irland. Wir setzen das Modell Claude Sonnet 5 über die Programmierschnittstelle ein. Anthropic ist dabei unser Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO), die Verarbeitung erfolgt ausschließlich nach unseren Weisungen.

Übermittelt wird das, was für die jeweilige Aufgabe nötig ist: das Bild oder PDF deines Briefes, bei einer Frage der Text deiner Frage sowie Auszüge aus deinen gespeicherten Unterlagen. Deine E-Mail-Adresse und deine Kontokennung übermitteln wir dabei nicht.

• Kein Training: Anthropic verwendet die Inhalte nicht zum Training seiner Modelle. Das gilt ohne unser Zutun und ist vertraglich zugesichert.
• Löschung nach 30 Tagen: Anfragen und Antworten werden bei Anthropic innerhalb von 30 Tagen nach Eingang beziehungsweise Erzeugung automatisch gelöscht.
• Ausnahme Sicherheitsprüfung: Schlägt eine automatische Missbrauchserkennung an, kann Anthropic die betroffene Anfrage und Antwort bis zu 2 Jahre und die dabei vergebenen Bewertungswerte bis zu 7 Jahre aufbewahren. Eine Einsicht durch Menschen ist dabei nur über einen kontrollierten Zugang und mit Protokollierung möglich.
• Übermittlung in die USA: Anthropic Ireland setzt die Anthropic PBC in den USA als Unterauftragsverarbeiterin ein. Grundlage der Übermittlung sind die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO) nach den Modulen 2 und 3, ergänzt um technische und organisatorische Schutzmaßnahmen.

8.4 Gesundheitsdaten und andere besonders geschützte Angaben

Briefe können besonders geschützte Daten im Sinne von Art. 9 DSGVO enthalten, zum Beispiel eine Arztrechnung, ein Schreiben deiner Krankenkasse, Angaben zu einer Gewerkschaft oder zu einer Religionsgemeinschaft. Wir können vorher nicht wissen, was auf einem Brief steht, den du fotografierst.

Deshalb bitten wir dich bei der Anmeldung um deine ausdrückliche Einwilligung nach Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO. Ohne diese Einwilligung kannst du kein Konto anlegen, weil der Dienst sonst nicht funktionieren kann. Den Zeitpunkt deiner Einwilligung speichern wir als Nachweis.

Du kannst die Einwilligung jederzeit für die Zukunft widerrufen, indem du dein Konto löschst (Art. 7 Abs. 3 DSGVO). Die Verarbeitung bis zum Widerruf bleibt rechtmäßig. Damit möglichst wenig entsteht, was besonders geschützt ist, weisen wir den KI-Dienst ausdrücklich an, in kurzen Zusammenfassungen und Überschriften keine Diagnosen, Befunde, Medikamente oder Krankheitsgründe zu nennen, sondern neutral zu formulieren, etwa „Arztrechnung“. Betrag, Frist und Absender bleiben erhalten, weil du sie brauchst.

8.5 Erinnerungen auf dein Gerät

Erinnerungen sind freiwillig und standardmäßig aus. Schaltest du sie ein, fragt dich zuerst dein Browser um Erlaubnis. Die Nachricht läuft dann über den Push-Dienst deines Browser-Herstellers, bei Chrome und Android über Google (Firebase Cloud Messaging), bei Firefox über Mozilla, bei Safari über Apple. Welcher es ist, entscheidet dein Browser, nicht wir.

Der Inhalt einer Erinnerung ist für diesen Dienst verschlüsselt, er kann ihn nicht mitlesen. Zusätzlich halten wir die Texte bewusst leer: darin steht nur, wie viele Sachen warten, zum Beispiel „1 Brief wartet auf dich“. Absender, Beträge oder Fristen stehen nie in einer Erinnerung. Rechtsgrundlage ist deine Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Schaltest du die Erinnerungen in den Einstellungen wieder aus, löschen wir den Push-Endpunkt sofort.

8.6 Wie lange wir was speichern

• Konto, Briefe, Verträge, Fragen: so lange dein Konto besteht. Löschst du dein Konto, löschen wir zuerst den Schlüssel und dann die Daten, beides sofort und ohne Wartefrist.
• Einzelne Briefe: sobald du einen Brief in der App löschst, ist er weg.
• Angemeldete Sitzung: 30 Tage, danach läuft sie ab.
• Bestätigungslink für deine Adresse: 48 Stunden. Link für ein neues Passwort: 1 Stunde.
• Push-Endpunkt: bis du die Erinnerungen ausschaltest oder dein Konto löschst.
• Zählwerte pro Monat: bis zur Löschung deines Kontos.
• Sicherungskopien: wir sichern den Server täglich. Tagessicherungen bewahren wir 14 Tage auf, Monatssicherungen 12 Monate. Gelöschte Daten können darin noch so lange enthalten sein, allerdings nur in der verschlüsselten Form. Danach werden sie automatisch entfernt.
• Rechnungen und Zahlungsbelege: siehe Abschnitt 9, dort gelten steuerliche Aufbewahrungsfristen von bis zu 10 Jahren.

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung in der App ist der Vertrag mit dir (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO), für besonders geschützte Daten zusätzlich deine ausdrückliche Einwilligung (Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO), für die Sicherungskopien und die Missbrauchserkennung unser berechtigtes Interesse an einem sicheren und wiederherstellbaren Dienst (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

9. Zahlung über Stripe

Die Zahlung deines Abos wickeln wir über Stripe ab (Stripe Payments Europe Ltd., 1 Grand Canal Street Lower, Grand Canal Dock, Dublin, D02 H210, Irland). Deine Zahlungsdaten, etwa Kartennummer oder IBAN, gibst du im Checkout direkt bei Stripe ein. Wir sehen sie nicht. Von uns erhält Stripe deine E-Mail-Adresse und eine interne Kontonummer. Wir speichern von Stripe nur die Kennungen deines Kunden- und Abo-Eintrags, den Stand deines Abos und die dazugehörigen Zeitpunkte, zum Beispiel das Ende der Probezeit, sowie deine Zustimmung zum sofortigen Beginn als Nachweis.

Rechtsgrundlage ist die Erfüllung des Vertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Für einen Teil der Zahlungsdaten ist Stripe selbst verantwortlich, etwa zur Betrugsabwehr und für gesetzliche Pflichten gegen Geldwäsche. Dafür gilt die Datenschutzerklärung von Stripe. Stripe kann Daten an die Stripe, Inc. in den USA übermitteln. Stripe ist nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert (Art. 45 DSGVO) und nutzt zusätzlich Standardvertragsklauseln der EU-Kommission (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO).

Rechnungen und Zahlungsbelege bewahren Stripe und wir so lange auf, wie das Steuer- und Handelsrecht es verlangt, derzeit bis zu 10 Jahre (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO).

10. Vertragsende, Kündigung und Löschung

Kündigst du dein Abo, speichern wir deine Erklärung mit Name, E-Mail-Adresse, Art der Kündigung, Grund, gewünschtem Zeitpunkt, Eingang und Ergebnis. Diese Kündigungsnachweise bewahren wir 3 Jahre lang auf, so lange wie die regelmäßige Verjährungsfrist, auch wenn du dein Konto vorher löschst. Danach löschen wir sie automatisch. Rechtsgrundlage ist unsere gesetzliche Pflicht, den Eingang zu bestätigen (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO), und unser berechtigtes Interesse, die Kündigung nachweisen zu können (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Endet dein Abo, bleiben deine Unterlagen lesbar und herunterladbar, bis du dein Konto löschst. Du kannst dein Konto jederzeit unter Konto selbst löschen. Dann löschen wir sofort dein Konto, alle Briefe und den Schlüssel dazu, und ein laufendes Abo endet. Deinen Kundeneintrag und deine Rechnungen bei Stripe behalten wir wegen der Aufbewahrungspflicht aus Abschnitt 9. In unseren Sicherungskopien können gelöschte Daten noch bis zu 12 Monate enthalten sein, danach werden sie automatisch entfernt.

11. Keine Cookies, kein Tracking

Die Startseite, die Warteliste und diese Seiten setzen keine Cookies und nutzen keine Analyse- oder Werbedienste. Schriften und alle anderen Dateien kommen von unserem eigenen Server. Nur der bereits genannte Dienstleister Cloudflare erhält technische Fehlerberichte deines Browsers (Network Error Logging), etwa wenn eine Anfrage nicht ankommt, keine anderen Dritten.

Erst wenn du dich in der App anmeldest, setzen wir ein technisch notwendiges Sitzungs-Cookie, damit du angemeldet bleibst. Es enthält nur eine zufällige Kennung, gilt höchstens 30 Tage und wird beim Abmelden gelöscht. Dafür brauchen wir keine Einwilligung (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG), Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

12. Deine Rechte

Du hast jederzeit das Recht auf

• Auskunft über deine gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO),
• Berichtigung falscher Daten (Art. 16 DSGVO),
• Löschung (Art. 17 DSGVO),
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO),
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO),
• Widerruf einer Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO).

Widerspruchsrecht: Verarbeiten wir Daten auf Grundlage unseres berechtigten Interesses (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO), kannst du aus Gründen, die sich aus deiner besonderen Situation ergeben, jederzeit widersprechen (Art. 21 DSGVO).

Für all das genügt eine Nachricht an [email protected].

13. Beschwerderecht

Du kannst dich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren (Art. 77 DSGVO). Für uns zuständig ist:

14. Keine automatisierten Entscheidungen

Wir treffen keine automatisierten Entscheidungen, die dir gegenüber rechtliche Wirkung entfalten, und erstellen keine Profile (Art. 22 DSGVO). Die Erklärungen der App sind Hinweise, über dein Handeln entscheidest du selbst.

Stand: 21. September 2026